Oprettelse - med eksisterende e-conomickonto

Oprettelse - med eksisterende e-conomickonto

Hvis du allerede benytter e-conomic som regnskabsprogram, og ønsker at integrere med Intempus, skal du oprette din Intempus-konto på en af følgende måder:

  1. e-conomic-konto (uden projektstyring).
  2. e-conomic-konto med projektstyring (hvis dette modul er tilvalgt i e-conomic).


e-conomic-konto (uden projektstyring): 

 

A. Oprettelse af Intempus-konto

1. Klik “Prøv Intempus gratis” på forsiden af www.intempus.dk.

 

2. Udfyld felterne med dit firmas stamoplysninger.
Sæt flueben ud for teksten “Integration til e-conomic”.
Klik på “Prøv Intempus”.

 

3. På den næste side skal du indtaste dit economic-aftalenummer, Superbruger-ID og Adgangskode - det er de samme oplysninger, som du bruger, når du logger ind i e-conomic.
Klik på “Fortsæt”.

 

4. Du har nu administrator-adgang til Intempus med de oplysninger, du indtastede under punkt 2 foroven.
Hvis du ikke kun skal være administrator, men også selv skal indrapportere, skal du i dropdown-menuen “Medarbejder” vælge “Opret medarbejder”.


Nu skal du logge ind i din e-conomic-konto. Her skal du nemlig oprette de "varer", som dine medarbejdere kan registrere deres forbrug af via appen.
"Varer" er i denne sammenhæng både materialer (fx. en kabelbakke), men også timepriser for de forskellige medarbejdertyper.

5. Efter du er logget ind i e-conomic, skal du gå til sektionen "Salg" og klikke på menupunktet "Varer" i venstremenuen.

 

6. Klik på knappen "Ny vare" og der åbnes et nyt vindue. Udfyld derefter felterne.
I dette eksempel laver vi en vare kaldet "Svendetimer".


7. Gå nu tilbage til Intempus.
Nu skal vi sammenkæde varen "Svendetimer" med en arbejdsmodel i Intempus.

8. Klik på "Indstillinger" i øverste venstre hjørne og vælg derefter "Arbejdsmodeller"

 

9. Træk en "Ny arbejdstype" ned i en arbejdskategori.
Der åbnes derefter et nyt vindue.

 

10. I dropdown-menuen "Fakturer som vare:" skal du nu vælge den relevante vare fra e-conomic. Her vælger vi "Svendetimer", som vi netop har oprettet i e-conomic (se pkt. 5 og 6 foroven).

Klik "Gem".


11. Juster nu “Arbejdskategorier” og “Arbejdstyper” - se evt. denne film om arbejdsmodeller.
Du kan altid gå til e-conomic og oprette nye varer (se pkt. 5 herover), og derefter koble dem sammen med en arbejdstype.


12. Nu skal du oprette de medarbejdere, der skal kunne tidsregistrere i Intempus.
Gå til "Medarbejdere" i topmenuen og klik derefter på "Opret medarbejder".

13. Udfyld de relevante felter.
Klik på dropdown-menuen “Valg af kodeord” og vælg metode for tildeling af kodeord:
a. “Indtast kodeord senere” = Hvis du vil vente med at tildele kodeord.
b. “Send nyt kodeord via e-mail” = Kodeordet du indtaster under dropdown-menuen sendes til medarbejderens e-mailadresse.
c. “Indtast nyt kodeord” = Opret nyt kodeord - du skal selv fortælle eller sende kodeord til medarbejderen.
d. “Slet kodeord og spær bruger” = Bruges til spærring af medarbejder.

Klik "Gem" og tilføj derefter de resterende medarbejdere på samme måde.

 

Se evt. hjælpesektionen “Intempus Admin” for instruktion i, hvordan du administrerer Intempus.

Se evt. også denne artikel, der viser, hvordan du fakturerer de i Intempus indrapporterede timer og varer.

 



 

E-conomic-konto med projektstyring

Hvis du benytter e-conomic med projektstyring som regnskabsprogram, skal du opsætte følgende på din e-conomic- og Intempus-konto.

Hvis din e-conomic-konto allerede er opsat, kan du springe til sektion B herunder.

Først skal e-conomic opsættes:

A. Log ind i e-conomic

1. Gå til “Projekter" -> “Aktiviteter”.
2. Klik “Aktivitetsgrupper”.

 

3. Klik nu på “Ny aktivitetsgruppe”.

 

4. Opret nye “Aktivitetsgrupper” - fx. 1. Kundearbejde, 2. Internt arbejde og 3. Fravær.
Det er vigtigt at vælge den rigtige "Type" i dropdown-menuen.


Her er eksempler på navne på aktivitetsgrupper:
Navn Type
Kundearbejde Produktiv, fakturerbar
Internt arbejde Produktiv, ikke fakturerbar
Fravær Uproduktiv

 

 

 Når du har klikket "Gem", skal du nu til at oprette "Aktiviteter":

5. Nu skal du oprette "Aktiviteter" - klik på den blå knap "Ny aktivitet."

 

6. Opret “Aktiviteter” fx. "Konsulenttimer", "Alm. timer”, “Eksternt møde”, “Administration”, “Kørsel” m.m.
I feltet "Gruppe" skal du vælge, hvilken "Aktivitetsgruppe" din "Aktivitet" hører under.

Her er eksempler på aktiviteter:  
Aktivitet Aktivitetsgruppe
Alm. timer Kundearbejde
Konsulenttimer Kundearbejde
Ekstra arbejde Kundearbejde
Kørsel Kundearbejde
Værkstedstimer Internt arbejde
Administration Internt arbejde
Møde Internt arbejde
Ferie Fravær
Sygdom Fravær
Skole Fravær

 

7. Gå derefter til “Igangværende projekter” i venstremenuen og vælg “Projektgrupper” i dropdown-menu “Andre muligheder”.

 

8. Klik “Ny projektgruppe” og opret - fx. “Fakturerbar” og “Interne opgaver”.

Her er eksempler på typiske projektgrupper:
Navn Type
Intern Intern
Fakturerbar Ekstern, fakturerbar

9. Når du er færdig med at oprette dine "Projektgrupper", skal du klikke på knappen "Tilbage til projekter".

10. Klik nu på knappen "Nyt projekt" og udfyld felterne i det nye vindue.
Et "projekt" svarer til en "sag" i Intempus, og er den opgave, der skal kunne tidsregistreres på. I eksemplet herunder er projektet en "Tag-dækning" for kunden "Grydeklar Aps".

Når du opretter et projekt, skal du også oprette en "Kunde" - klik på de tre streger til højre i feltet "Kunde" - så åbnes der et nyt vindue, hvor du kan oprette en ny kunde.

Du kan altid vende tilbage og tilføje flere projekter.

Eksempler på standardprojekter:
Navn Projektgruppe
Fravær Intern
Intern tid Intern

Nu er vi klar til at gå til Intempus.

 

B. Gå nu til Intempus i nyt browservindue eller -faneblad.

1. Klik “Prøv Intempus gratis” på forsiden af www.intempus.dk.

 

2. Udfyld felterne med dit firmas stamoplysninger.
Sæt flueben ud for teksten “Integration til e-conomic”.
Klik på “Prøv Intempus”.

 

 

3. På den næste side skal du indtaste dit economic-aftalenummer, Superbruger-ID og Adgangskode - det er de samme oplysninger, som du bruger, når du logger ind i e-conomic.
Klik på “Fortsæt”.

 

 

4. Du har nu administrator-adgang til Intempus med de oplysninger du indtastede under punkt 2 foroven.
Hvis du ikke kun skal være administrator, men også selv skal indrapportere, skal du i dropdown-menuen “Medarbejder” vælge “Opret medarbejder”.

 

5. Du bliver nu bedt om at opsætte “Integrationsindstillingerne” - det er her, Intempus kobles sammen med, eller “mappes” til, din e-conomic-konto.
I dropdown-menuerne vælger du de sags- og kundegrupper i e-conomic, hvormed Intempus skal synkronisere. Klik herefter på “Gem”.

 

6. Intempus henter nu eksisterende kunder, medarbejdere, varer og sager ("Projekter") fra e-conomic.

 

7. Nu skal vi justere "arbejdsmodeller":
Klik på "Indstillinger" og derefter "Arbejdsmodeller"

 

8. "Aktiviteterne" fra e-conomic er blevet indsat på siden "Arbejdsmodeller" som "arbejdstyper". Juster nu “Arbejdskategorier” og “Arbejdstyper” - se evt. denne film om arbejdsmodeller.
Hvis du vil tilføje nye arbejdstyper, eller omdøbe de eksisterende, skal du gøre det i e-conomic (som i pkt. A5 foroven).

Du skal nu oprette de medarbejdere, der skal tidsregistrere.
De skal oprettes i e-conomic.

C. Gå tilbage til e-conomic

1. Først skal du oprette "Medarbejdergrupper".
Gå til "Projekter"->"Medarbejdere" og vælg "Medarbejdergrupper" i dropdown-menuen "Andre muligheder".

 

2. Opret nu nye medarbejdergrupper, fx. "Ansatte", "Konsulenter", "Vikarer" etc.
Når du har oprettet grupperne, skal du klikke på knappen "Tilbage til medarbejdere".

Eksempler på medarbejdergrupper.
Navn
Lærling
Svend
Mester
Projektleder
Administration

 

3. Klik nu på knappen "Ny medarbejder" og udfyld de relevante felter.

Du skal under "Type"-menuen vælge "Tidsregistrant" - så bliver der åbnet nye felter, du skal udfylde.

 

4. Når du har valgt "Tidsregistrant" åbnes nedenstående felter, som du skal udfylde.
Vigtigt: I feltet e-mailadresse, skal du indsætte din egen e-mail, ellers får medarbejderen tilsendt en e-mail med adgang til e-conomic.
I stedet sendes mailen så til dig, som du så blot kan ignorere.

 

5. Når du gemmer din nyoprettede medarbejder, bliver du bedt om at godkende oprettelsen. Det koster nemlig 79 kr./mdr. pr. tidsregistrant i e-conomic.

Når du har oprettet dine medarbejdere og gjort dem til "tidsregistranter", skal du nu til Intempus og give medarbejderne adgang til at tidsregistrere.

 

D. Gå nu til Intempus

 

1. Klik på "Medarbejdere" og klik derefter på en medarbejder, der skal have adgang til at indrapportere

 

2. Klik på “Medarbejderprofil” foroven og derefter “Rediger” ude til venstre.

 

3. Udfyld de relevante felter.
Klik på dropdown-menuen “Valg af kodeord” og vælg metode for tildeling af kodeord:
a. “Indtast kodeord senere” = Hvis du vil vente med at tildele kodeord.
b. “Send nyt kodeord via e-mail” = Kodeordet du indtaster under dropdown-menuen sendes til medarbejderens e-mailadresse.
c. “Indtast nyt kodeord” = Opret nyt kodeord - du skal selv fortælle eller sende kodeord til medarbejderen.
d. “Slet kodeord og spær bruger” = Bruges til spærring af medarbejder.

Klik "Gem" og rediger derefter de resterende medarbejdere på samme måde.

Du har nu opsat din integration mellem Intempus og e-conomic, og medarbejderne kan begynde at indrapportere via appen.

Se nu evt. hjælpesektionen “Intempus Admin” for instruktion i hvordan du administrerer Intempus.

Se evt. også denne artikel, der viser, hvordan du fakturerer de i Intempus indrapporterede timer og varer.

Har du flere spørgsmål? Send en anmodning

0 Kommentarer

Log ind for at kommentere.
Drevet af Zendesk